Richtlinien für die moderne Internetnutzung

von Gastbeitrag

Millionen von Angestellten kommunizieren auf sozialen Netzwerken und über diverse Online-Werkzeuge. Unternehmen brauchen Richtlinien, um die Gefahren der Online-Gespräche in den Griff zu bekommen. Im nachfolgenden Beitrag erläutert Dr. Carsten Ulbricht von der Kanzlei Diem & Partner die wichtigsten Komplexe, die Social-Media-Richtlinien regeln sollten.

Das so genannte soziale Internet - gerne auch als Web 2.0 bezeichnet - hat sich nicht nur im Privatleben, sondern auch im Arbeitsalltag etabliert und ist für viele Unternehmen (und wenn nur über die Mitarbeiter) heute schon gelebte Realität. Allenthalben werden die unter diese Begriffe zu fassenden sozialen Netzwerke wie Xing, Linked­in, Facebook etc. sowie Youtube, Twitter & Co. als Kommunikationskanal genutzt. Wie nicht zuletzt deren immense Zuwachsraten zeigen, werden diese Diens­te in den nächsten Jahren weiter an Bedeutung gewinnen und auch die Arbeitswelt immer mehr beeinflussen.

Doch nicht nur die Unternehmen selbst tummeln sich auf entsprechenden Plattformen, sondern eben auch deren Mitarbeiter und Kunden. Das Web 2.0 versetzt jeden Internetnutzer vom reinen Konsumenten von (fremden) Web-Seiten ohne technische Hürden heute in die Lage, eigene Inhalte zu veröffentlichen. Zahlreiche Vorkommnisse zeigen, dass die eigenen Mitarbeiter durch unreflektierte, bisweilen aber auch bewusst schädigende Nutzung dieser neuen Kommunikationsräume tatsächlich zu einem "Gefahrenherd" für das Unternehmen oder vielleicht auch zu wertvollen Unternehmens- oder Markenbotschaftern werden können. Dass insofern ein Regelungsbedürfnis besteht, wird - nachdem solche Regeln bei Unternehmen in den USA gang und gäbe sind - sukzessive auch in Deutschland erkannt. Von vielen Unternehmen (bzw. deren Kommunikationsberatern) wird übersehen, dass Social-Media-Guidelines einen Kernbereich des arbeitsrechtlichen Vertragsverhältnisses zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber betreffen. Wer die Entwicklungen des sozialen Internets und das Bedürfnis nach verantwortlichen Leitlinien ignoriert, vergibt möglicherweise die Chance des Unternehmens, sich und sensible Informationen zu schützen, in jedem Fall aber die Option, die Nutzung von Social Media selbst aktiv zu steuern und so die positiven Effekte im Interesse der eigenen Wettbewerbsfähigkeit gewinnbringend einzusetzen.

1. Warum sind Social-Media-Guidelines notwendig?

a) AufklärungEine zentrale Funktion, die die Social- Media-Guidelines erfüllen sollten, sind die Aufklärung und die Schaffung der notwendigen Medienkompetenz bei den Mitarbeitern, da viele von ihnen Communities und andere Kommunikationskanäle des Internets sowohl privat als auch geschäftlich nutzen, ohne sich der möglichen Folgen bewusst zu sein. Wesentliche Themen sind dabei der Datenschutz, Urheberrechts- und Sicherheitsaspekte ebenso wie Respekt vor Kollegen, Kunden und Wettbewerbern.

Strikte Verbote für die Nutzung von Facebook & Co., wie sie gerade kürzlich allen Mitarbeitern von Porsche auferlegt worden sind, oder die interne Sperrung entsprechender Seiten werden insofern aber wohl wenig nützen. Mitarbeiter können (und werden) entsprechende Medien immer mehr auch über mobile Endgeräte erreichen und nutzen.

Wer tatsächlich Industriespionage und die Weitergabe interner Informationen verhindern will, sollte das Thema "Social Media" mit der Einführung entsprechender Richtlinien proaktiv angehen. Bei der Einführung von Social-Media-Richtlinien sollte es also nicht primär darum gehen, neue Grenzen zu setzen, sondern ohnehin bestehende rechtliche Implikationen (z. B. aus arbeitsvertraglichen Nebenpflichten) "nachzuzeichnen". So sollten den Mitarbeitern "Leitplanken" gegeben werden, die für die neu auftretenden Risiken sensibilisieren, um Mitarbeiter wie auch das Unternehmen vor diesen zu schützen. Die Aufklärung der überwiegenden Zahl gutwilliger Mitarbeiter ist damit der beste Schutz der Unternehmensinteressen. Böswillige Mitarbeiter werden auch entgegen etwaigen Verboten Möglichkeiten finden, über so genannte "Whistle Blower"-Angebote à la Wikileaks.com Möglichkeiten finden, interne Informationen anonym an die Öffentlichkeit zu geben.

b) Hinweise auf zulässige und unzulässige Weitergabe von InformationenEchtzeitmedien - wie beispielsweise Twitter - geben jedem die Möglichkeit, alle möglichen Informationen sofort im Internet (teilweise unreflektiert) zu veröffentlichen, und bergen insofern gewisse Risiken. Naturgemäß können auch unternehmensrelevante und vertrauliche Informationen dabei sein. Solche unerwünschten Veröffentlichungen auf Echtzeitmedien, in Blogs oder Foren sind in vielerlei relevanten Bereichen mit einem Risiko belastet. Mal abgesehen von negativen Meldungen über Mängel oder Produktionsfehler bei Waren, ist z. B. auch die Preisgabe interner Infos von börsennotierten Unternehmen äußerst kritisch. Bei all diesen Fällen können Social-Media-Guidelines mit entsprechenden Vorgaben Grenzen aufzeigen, damit Informationen nicht über Kommunikationskanäle wie Twitter, aber auch in Communities oder Blogs den Weg ungewollt ins Internet finden.

c) Hinweise auf Art und Umfang des erwünschten Social-Media-EinsatzesEin elementarer - in Social-Media- Guidelines häufig aber vernachlässigter - Gesichtspunkt ist die Arbeitszeit. Ohne Frage können die sozialen Medien zur Produktivität des Arbeitnehmers beitragen. Ebenso klar ist aber, dass die Nutzung von sozialen Netzwerken, Blogs oder Twitter ein großer "Zeitfresser" sein kann, der naturgemäß nicht im Sinne des Arbeitgebers ist. Da der Arbeitnehmer seine Arbeitskraft zu den arbeitsvertraglich vereinbarten Zeiten in den Dienst des Unternehmens zu stellen hat, ist eine "Verschwendung von Arbeitszeit" nicht hinzunehmen. Wer als Unternehmen also die Nutzung der sozialen Medien steuern will, sollte nicht nur allgemeine Ausführungen machen über das, was kommuniziert werden darf und was nicht, sondern auch, ob und ggfls. in welchem Umfang die sozialen Medien auch während der Arbeitszeit genutzt werden sollen/dürfen.