Von den Tücken des Standard-Mailing
22.02.2002 - Ob Form, Farbe oder Schrift - wer einen Standardbrief versenden will, muss sich an Post-Reglements halten
Ein gutes Mailing muss kreativ sein. Und gut aussehen soll es, um sich vom Rest der Post abzusetzen und um auf den ersten Blick Sympathie zu erzeugen. Aber es sollte - insbesondere bei größerer Auflage - auch nicht zu hohe Versandkosten verschlingen. Beliebt ist deshalb die so genannte Infopost Standard, die pro Mailing 24 Eurocent kostet.
Voraussetzung: Die Briefe müssen maschinenfähig und maschinenlesbar sein. Kaum wird manuelle Aufbereitung nötig, rutscht das Mailing in die Kategorie Infopost Kompakt - und kostet pro Sendung gleich sechs Eurocent mehr.
"Es herrscht ein knallharter Konkurrenzkampf, und deshalb müssen die Lettershops ihre Dienstleistungen möglichst günstig anbieten", erklärt Klaus Schneider, Automationsbeauftragter der Deutschen Post in der Niederlassung Hamburg Süd. Also drehe sich beim Mailing-Versand alles um das Standardprodukt. Doch nicht jeder Brief kann von den Maschinen gelesen und sortiert werden. Deshalb gilt es für die Agenturen - kreativer Anspruch hin oder her - einige Post-spezifische Reglements einzuhalten.
Ein Standardbrief, so viel steht schon mal fest, hat rechteckig zu sein, wobei die Länge mindestens das 1,41-Fache der Breite betragen muss. Mit witzigen Briefumschlägen in Form von Flaschen, Tieren, Kugeln oder Kegeln braucht man der Deutschen Post gar nicht erst zu kommen - sie sind grundsätzlich vom Versand ausgeschlossen.
Wichtigstes Kriterium für die Maschinenlesbarkeit ist natürlich die Beschriftung der Sendung. Gern gesehen sind eigentlich nur die Schriften Arial, Helvetica, Courier und Frutiger, und der Zeilenabstand sollte einen Millimeter nicht unter- und 2,5 Millimeter nicht überschreiten. Kursive, konturierte, verzierte und gebrochene Schriften hingegen überfordern die Maschine - und sind also ein Fall für die aufwändigere Resthandsortierung.
Auf dem deutschen Otto-Normal-Standardbrief hat selbstverständlich alles seinen festen Platz: Absenderzone, Freimachungszone, Lesezone und Codierzone müssen auch als solche verwendet werden - unter Einhaltung der korrekten Seitenränder, versteht sich.
Wer sich für einen Fensterumschlag entscheidet, muss es bei diesem einen Fenster belassen, ein zweites Deko-Fenster würde bereits die Maschinenlesbarkeit behindern. Und das hat einen simplen Grund, denn die Lesemaschinen machen bei der Sortierung eine Glanzabtastung, wie Schneider berichtet. Bei mehreren Glanzflächen könnte also die Anschrift mit anderen Textelementen verwechselt werden. Und wer will das schon?
Für die Maschinenfähigkeit einer Sendung sind insbesondere die Farben und Formen des Umschlags sowie die Papierbeschaffenheit entscheidend. Schneider: "Bei dunklen Briefumschlägen ist eine maschinelle Verarbeitung nicht möglich, weil die Codierungszeichen darauf nicht zu erkennen sind, und dann bekommt die Feinsortiermaschine Probleme." Deshalb gilt: Briefumschläge sollten weiß oder allenfalls pastellfarben sein, unbedingt aber einfarbig!
"Sehr schwierig ist es auch, wenn die Unternehmenslogos auf dem Briefumschlag Fluoreszenz enthalten. Dann nämlich wird die Lesetechnik irritiert", so Schneider. Die Codierungszone sei nämlich bereits fluoreszenzhaltig, und so könnte es zu Verwirrungen kommen. Strikt von der automatischen Briefaufbereitung ausgeschlossen sind übrigens Folienumschläge. Diese würden durch die Reibung so stark erhitzt, dass sie die Maschinen beschädigen.
Wer einen kostengünstigen Standardbrief versenden will, sollte auf Give-aways verzichten. Denn ein Standardbrief muss glatt und eben sein. Bereits die recht flachen beigelegten Lose in den Mailings von Lotterieunternehmen führten vielfach zu Schwierigkeiten, weiß Schneider aus Erfahrung zu berichten. Die Umschläge selbst dürfen ebenfalls nicht zu sperrig sein und nicht mit extravaganten Verschlüssen - wie etwa Musterbeutelklammern, Spangendruckknöpfen oder Nylon-Klettverschlüssen - aufwarten. Doch nicht alle Agenturen lassen sich von den Post-Regularien beeindrucken. "Oft stoßen wir auf eine recht wilde Mailing-Gestaltung", bemerkt Schneider. Die häufigsten Ärgernisse seien farbige Umschläge, verrutschte Anschriften im Brieffenster, schwer lesbare Schriften und unzureichend saugfähiges Papier. Wer auf Nummer sicher gehen will, dass sein Mailing tatsächlich maschinenlesbar und -fähig ist, kann seine Aussendungen bei der Deutschen Post testen oder gar zertifizieren lassen. "Dabei werden die Sendungen in mindestens drei Briefzentren an verschiedenen Maschinen getestet", sagt Schneider. Wird dem Briefumschlag eine "befriedigende Leserate" bescheinigt, kann guten Gewissens ein Zertifikat erteilt werden. Generell machten immer mehr Unternehmen und Agenturen von dem - kostenlosen - Zertifizierungsangebot Gebrauch.
Und die Mühe scheint sich zu lohnen. Schließlich können dank Zertifizierung zwei wichtige Kriterien eines Mailing - Kreation in Form eines schicken Umschlag-Designs sowie kostengünstiger, weil automationsfähiger Versand - unter einen Hut gebracht werden. sam www.deutschepost.de
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